| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Recibir o descargar el informe o reporte correspondiente al hecho economico y del mes respectivo. |
- Grupo de Contabilidad |
Informes, descargas y/o reportes por hechos economicos
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Se debe revisar que el informe, descarga o reporte contenga la informacion completa de: la causa que origina el comprobante, los valores correspondientes y el número de identificación del tercero. |
| Elaborar el Comprobante Contable magnetico del mes respectivo |
- Grupo de Contabilidad |
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De los informes, descargas o reportes correspondiente al hecho economico se obtiene: Nombre del tercero, NIT o identificacion y el valor correspondiente, y se digitan en el archivo magnetico de comprobante |
| Imprimir el Comprobante Contable con sus respectivos anexos |
- Grupo de Contabilidad |
Informe, descarga o reporte correspondiente al hecho economico (anexos)
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| Revisar y aprobar los Comprobantes Contables |
- Carlos Guillermo Aristizabal Rodriguez |
Comprobante Contable fisico firmado
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Debe revisarse que el Comprobante Contable coincida completamente con los anexos, que los campos del comprobante esten completa y debidamente diligenciados, y que la codificacion corresponda exactamente a la operacion del Sistema de Informacion Financiero. Para aprobar el comprobante, este debe ser firmado. |
| Grabar el Comprobante Contable en el Sistema de Informacion Financiero |
- Grupo de Contabilidad |
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La grabacion corresponde al registro en el Sistema de Informacion financiero de los siguientes datos: Fecha, Tipo de Comprobante (tercera posicion del consecutivo del comprobante), Descripcion del comprobante, Valor total, Codigo de Cuenta, Documento del Tercero, el Valor especifico del movimiento contable y el tipo de movimiento. Esta operacion deja registrado completamente el primer movimiento del comprobante, y debe repetirse cuantos movimientos haya registrados. |
| Aprobar los Comprobantes Contables grabados |
- Grupo de Contabilidad |
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En esta etapa, el Sistema de Informacion Financiero permite revisar el comprobante que acaba de grabarse y modificar datos en caso de encontrarse inconsistencias. |
| Aplicar los Comprobantes Contables |
- Grupo de Contabilidad |
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Debe realizarse la operacion de Aplicar en el Sistema de Informacion Financiero. En caso de llegar a la Aplicacion del comprobante y detectar alguna inconsistencia, es posible volver a la etapa de la Aprobacion y corregir el dato correspondiente. |